Timeslot

Informare privind protecția datelor cu caracter personal

in cadrul prelucrarii acestor date prin intermediul Platformei de Planificare transporturi pusa

la dispozitia Furnizorilor de marfa de catre DEDEMAN (TIMESLOT)

Persoane vizate:

parteneri contractuali (entitati juridice) – Furnizorii de marfa ai Dedeman, respectiv, Transportatorii ale caror date sunt incarcate in Platforma de catre Furnizori;
reprezentanti legali, împuterniciti, persoane de contact ai partenerilor contractuali;
beneficiari reali ai persoanelor juridice sus mentionate

Stimată doamnă /Stimate domn,

DEDEMAN SRL (denumita in continuare „DEDEMAN”), persoana juridică română, cu sediul social în municipiul Bacău, str. Alexei Tolstoi nr. 8, judetul Bacău, înregistrată în Registrul Comerţului sub nr. J04/2621/1992, cod unic de înregistrare 2816464, atribut fiscal „RO,” reprezentată legal de către asociat şi administrator – Adrian Paval,

Având în vedere faptul ca, in vederea optimizarii transporturilor de marfa catre Dedeman, intelegem sa punem la dispozitia dv., in calitate de Furnizori de marfa, o Platforma electronica prin intermediul careia sa puteti efectua planificari ale transporturilor catre noi (TIMESLOT) si in care dv. incarcati datele Transportatorului si ale reprezentantilor acestuia (persoane de contact (ex. soferii);

Având în vedere prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date şi abrogarea Directivei 95/46/CE, vă transmitem acest document pentru a vă detalia când și de ce vă prelucrăm datele cu caracter personal, cum le folosim, condițiile în care le putem divulga altora și cum le stocăm în condiții de siguranță, dar si drepturile pe care le aveti.

Dacă aveți orice întrebare privind modalitatea în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail protectiadatelor@dedeman.ro.

Vă prelucrăm date cu caracter personal în scopuri determinate

Având în vedere calitatea dumneavoastră de reprezentant legal, împuternicit sau persoană de contact a Furnizorului de marfa, utilizator al Platformei, respectiv, beneficiar real al persoanei juridice, vă prelucrăm datele cu caracter personal în următoarele scopuri:

negocierea, incheierea si executarea contractului încheiat cu entitatea juridică în numele căreia acționați, cu referire la programarea si efectuarea transportului de marfa pe care o furnizati in baza Contractului de achizitii. Vă prelucrăm datele cu caracter personal în vederea executării contractului (care include și interacțiunile anterioare semnării acestuia) cu entitatea juridică în numele căreia acționați și pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale în calitate de parte contractantă. Datele cu caracter personal prelucrate, constau, in principal, in: (i) nume si prenume persoana contact; (ii) adresa de e-mail; (iii) numar de telefon si/sau fax, (iv) functie, (v). user, (vi). IP dispozitiv de pe care se acceseaza Platforma. In scopul executarii prezentului contract si indeplinirii obligatiilor legale de raportare, inclusiv pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, fiecare parte prelucreaza date cu caracter personal apartinand reprezentantilor celeilalte parti (semnatari si/sau persoane de contact, angajati, imputerniciti, beneficiari reali), date fara de care nu s-ar putea indeplini obiectul contractului si obligatiile legale ce ne revin sau, dupa caz, comunicarea aferenta relatiei contractuale nu s-ar putea derula in conditii optime.
Fiecare parte este responsabila pentru prelucrarile de date cu caracter personal realizate ca si operator.
Fiecare parte se obliga sa aduca la cunostinta propriilor angajati si a celorlalte persoane vizate faptul ca datele lor cu caracter personal vor fi prelucrate de catre cealalta parte contractanta.
Totodata, Furnizorul se obliga sa aduca la cunostinta Transportatorilor faptul ca datele cu caracter personal ale reprezentantilor/persoanelor lor de contact vor fi incarcate pe Platforma, anterior acestei prelucrari, in scopul realizarii planificarii si transportului de marfa catre Dedeman S.R.L., incalcarea obligatiei de informare atragand in sarcina Furnizorilor raspunderea juridica in calitate de operator independent, atat fata de Transportatori si persoanele vizate (reprezentantii si persoanele de contact ale acestora), cat si fata de ANSPDCP si alte autoritati si organe ale statului;
Pentru mai multe detalii privind prelucrarea datelor cu caracter personal de catre Dedeman in calitate de operator poate fi accesat site-ul www.dedeman.ro sectiunea Protectia Datelor.”
conformarea cu normele, reglementările legale, codurile de conduită sau ghidurile aplicabile sau în vederea aplicării legii și cooperării cu autoritățile competente (inclusiv, dar fără a ne limita la, autoritățile fiscale și judiciare), inclusiv prin colectarea, analizarea, stocarea, schimbul de date si raportari impuse de legislatie, in scopul aplicarii masurilor de precautie privind clientela, monitorizarea permanenta, investigarea si raportarea tranzactiilor neobisnuite si suspecte, identificarea beneficiarului real, a identificarii surselor fondurilor, a scopului si naturii relatiei de afaceri, atunci cand avem calitatea de entitate raportoare. In acest scop, vi se vor solicita informatii si documente in copie si/sau original (ex. cărțile/buletinele de identitate, pașapoarte sau permise de ședere, imputernicire, actele de constituire a entităților reglementate, documente din care să rezulte identitatea beneficiarului real, respectiv persoana fizică ce deține sau controlează în cele din urmă clientul și/sau persoana fizică în numele căreia se realizează o tranzacție, o operațiune sau o activitate, copii ale declarațiilor de înregistrare a contractelor de fiducie depuse la organele fiscale unde este înregistrat partenerul contractual, etc.). Evitarea raspunsului la chestionarul privind masurile de cunoastere a clientelei si/sau evitarea declararii privind identitatea beneficiarului real, sursa fondurilor, scopul si natura relatiei de afaceri, determina refuzul tranzactiei si raportarea catre autoritatile competente a tranzactiei ca fiind suspecta.
în vederea satisfacerii unor interese legitime, precum:

prevenirea, detectarea și investigarea infracțiunilor, inclusiv frauda, precum și analizarea și gestionarea riscurilor comerciale;
în legătură cu orice pretenție, acțiune sau procedură (inclusiv, dar fără a ne limita la, redactarea și revizuirea documentelor, întocmirea documentației necesare încheierii unei tranzacții, obținerea de consultanță juridică și facilitarea soluționării litigiilor) și/sau pentru protejarea sau exercitarea drepturilor și obligațiilor noastre contractuale și legale;
cooperarea cu autoritățile publice;
gestionarea și pregătirea rapoartelor interne, solicitarea de feedback sau participarea la sondaje, precum și efectuarea de cercetări și/sau analize în scopuri statistice sau în alte scopuri, astfel încât să ne putem stabili produsele, să înțelegem comportamentul clienților, preferințele și tendințele pieței și pentru a revizui, dezvolta și îmbunătăți calitatea produselor noastre.

Totodata, va facem cunoscut faptul ca aveti obligatia de a asigura informarea adecvata a persoanelor vizate (prepusii entitatii juridice din care faceti parte si beneficiarii reali ai persoanei juridice) in masura in care acestea nu sunt informate in mod direct prin prezenta comunicare.

Cu privire la datele cu caracter personal apartiand reprezentantilor / persoanelor de contact ale Transportatorilor, va comunicam faptul ca datele dv. cu caracter personal sunt colectate in Platforma prin intermediul Furnizorilor de marfa. Aceste date cu caracter personal sunt:

date sofer care efectueaza transportul: nume, prenume, numar de telefon, numar inmatriculare autovehicul, loc de munca, IP dispozitiv de pe care se acceseaza Platforma.

Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt divulgate altor terțe părți

Pentru a facilita desfășurarea activităților în legătură cu scopurile prelucrării detaliate anterior, comunicăm aceste date către terți, incluzând partenerii noștri, de exemplu, către:

alte părți contractante și băncile acestora, în legătură cu orice tip de transfer de fonduri;
furnizori de servicii operaționale, precum servicii de curierat, telecomunicații, IT, plăți, prelucrare, formare, stocare, arhivare, servicii de investigații aferente asistenței pentru clienți;
orice partener de afaceri, investitor, cesionar (actual sau potențial) pentru a facilita tranzacțiile cu active comerciale (care pot include o fuziune, achiziție, datorie sau vânzare de bunuri);
consilieri profesioniști, precum auditori sau avocați;
autorități de reglementare, organe profesionale și/sau autorități publice (organe de cercetare/urmarire penala, instante, alte autoritati si institutii), pentru a ne conforma reglementărilor aplicabile.

Transmiterea datelor catre organizatii din afara UE

In mod exceptional, datele dvs ar putea fi transferate sau ar putea fi accesate si de entitati din afara Uniunii Europene, inclusiv in tari carora UE nu le-a recunoscut un nivel adecvat de protectie a datelor cu caracter personal. Aceste situatii apar in special atunci cand vorbim de utilizarea unor platforme/programe/instrumente online pentru procesarea comenzilor, promovare sau infrastructura IT aferenta. Spre exemplu, in cazul folosirii infrastructurii Amazon Web Services sau a unor aplicatii oferite de Google sau Microsoft, desi infrastructura ca atare se afla in Uniunea Europeana, ea poate fi accesata de organizatiile mama din tara de origine. In toate situatiile de acest gen, Dedeman va lua masurile necesare pentru a se asigura ca datele dvs sunt protejate, cum ar fi clauzele contractuale standard emise de organismele europene sau certificari relevante in materie si recunoscute in interiorul Uniunii Europene.

Drepturile dumneavoastră cu privire la datele cu caracter personal

Cu excepția cazului în care legea prevede altfel, aveți următoarele drepturi:

dreptul de acces, respectiv dreptul de a obține o confirmare din partea noastră că prelucrăm datele dvs. cu caracter personal, precum și accesul la acestea și furnizarea de informații despre modul de prelucrare;
dreptul la rectificare, care se referă la corectarea, fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte și/sau la completarea datelor incomplete;
dreptul la ștergere/dreptul de a fi uitat, adică dreptul de vă șterge fără întârzieri nejustificate datele cu caracter personal colectate, în cazul în care aceste date nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate și nu există alt temei juridic pentru prelucrare, datele au fost colectate ilegal sau datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
dreptul la restricționarea prelucrării, care se aplică în cazul în care (i) dumneavoastră contestați exactitatea datelor cu caracter personal, (ii) prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea prelucrării, (iii) nu mai avem nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, (iv) v-ați opus prelucrării pentru intervalul de timp în care se verifică dacă interesele noastre legitime în prelucrarea datelor cu caracter personal prevalează asupra drepturilor dumneavoastră;
dreptul de a vă opune prelucrării, cu excepția cazului în care demonstrăm că avem motive legitime pentru a prelucra datelor dumneavoastră, motive care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
dreptul de portabilitate, respectiv dreptul dumneavoastră de a primi datele cu caracter personal, pe care ni le-ați furnizat în scopurile indicate în prezenta, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul de a trimite aceste date unui alt operator;
dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilarea, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului individual de muncă sau este permisă de lege.

Cu excepția dreptului de a formula o plângere la ANSPDCP, conform celor de mai sus, aceste drepturi pot fi exercitate prin trimiterea unei solicitări scrise:

prin poștă, la adresa: Mun. Bacau, str. Alexei Tolstoi, nr. 8, jud. Bacau, Sediul Dedeman - in atentia RESPONSABILULUI CU PROTECTIA DATELOR

prin e-mail, la adresa: protectiadatelor@dedeman.ro.

Nu facem o prelucrare bazata pe decizii automate a datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Perioada de păstrare

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada de timp necesară conformării cu obligațiile legale specifice domeniului nostru de activitate sau conform termenelor de prescripție aplicabile (de exemplu, 3 ani de la data încetării relației contractuale) sau pentru respectarea obligațiilor de arhivare impuse de legislația aplicabilă (de exemplu, celei specifice domeniului financiar-contabil, a celei din domeniul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii terorismului, etc.).

Securitatea datelor cu caracter personal

Societatea va depune toate eforturile rezonabile pentru a vă proteja datele cu caracter personal aflate în posesia sau sub controlul nostru prin stabilirea unor măsuri rezonabile de securitate în vederea prevenirii accesării, colectării, utilizării, divulgării, copierii, modificării sau aruncării neautorizate, precum și a altor riscuri similare.

DEDEMAN SRL